Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

  • Naam: Carioka BV (de “Onderneming”, “wij/we”, “onze/ons”)
  • Zetel: Armand Campenhoutstraat 11, 1050 Elsene (België)
  • Ondernemingsnummer : 0748.723.796
  • BTW-nummer : BE 0748.723.796
  • Website: https://www.carioka.be (de “Website”)]
  • Contactgegevens van onze contactpersoon voor vragen over gegevensbescherming: M. Simon Castex – info@carioka.be

2. Wie zijn de betrokkenen?

2.1.  Wij verwerken persoonsgegevens met betrekking tot:

  • Onze klanten, natuurlijke personen;
  • De vertegenwoordigers van onze klanten;
  • De vertegenwoordigers van onze leveranciers;
  • De vertegenwoordigers van onze partners en onderaannemers;
  • De personen die solliciteren naar een functie als werknemer of zelfstandige binnen de Onderneming;
  • De gebruikers van onze Website en sociale netwerken, indien van toepassing, en bezoekers van onze werkplaatsen, met inbegrip van de faciliteiten van onze partners;

en

  • Iedere natuurlijke persoon die contact met ons opneemt om informatie over onze diensten te verkrijgen;

(de “betrokkenen“, “u“, “uw/uwe“).

2.2. Dit Privacybeleid (het “Privacybeleid”) is van toepassing op elke verwerking van uw persoonsgegevens door ons.

3. Wat is onze plicht met betrekking tot gegevensbescherming?

Wij verbinden ons ertoe om onze uiterste inspanningen te doen om onze gegevensverwerkingsactiviteiten in overeenstemming te brengen met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van de Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de Algemene Verordening Gegevensbescherming) (“AVG”) en de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, zoals van tijd tot tijd gewijzigd of vervangen (de “Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming”).

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

  1. Als u de vertegenwoordiger bent van een van onze klanten, verwerken wij:
    1. Uw persoonlijke identificatiegegevens, uw professionele identificatiegegevens en uw contactgegevens voor de activering, het beheer en het onderhoud van onze commerciële relatie met onze klanten ;
    2. Uw persoonlijke identificatiegegevens en uw professionele identificatiegegevens om de facturatie van onze klanten te kunnen organiseren ;
    3. Indien nodig, uw persoonlijke identificatiegegevens, uw professionele identificatiegegevens en uw contactgegevens voor het verzenden van communicatie voor marketingdoeleinden.
  2. Als u de vertegenwoordiger bent van één van onze leveranciers, verwerken wij uw persoonlijke identificatiegegevens, professionele identificatiegegevens en contactgegevens voor het beheer van onze commerciële relatie met onze leveranciers.
  3. Als u kandidaat bent voor een job bij ons, verwerken wij uw persoonlijke identificatiegegevens, uw professionele identificatiegegevens en gegevens met betrekking tot uw beroepsleven (vaardigheden, kwalificaties, ervaring, enz.) en de persoonsgegevens die in uw curriculum vitae terug te vinden zijn, om uw profiel te beoordelen in relatie tot onze wervingsbehoeften en om contact met u op te nemen.
  4. Als u onze Website bezoekt, verwerken wij wellicht uw elektronische identificatiegegevens in geaggregeerde vorm om de frequentie op onze Website te meten, de surfervaring te verbeteren en om fraude en inbreuken op de computerbeveiliging op te sporen en te voorkomen.
  5. Indien onze werkplaatsen met bewakingscamera’s uitgerust zijn, zijn wij slechts in staat toegang te vragen tot beelden van u wanneer een dergelijke toegang noodzakelijk is om ons legitieme belang bij het opsporen van overtredingen of onbeleefdheden na te streven en voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving.
  6. Wij kunnen ook sommige van uw persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:
    1. het uitvoeren van interne en externe audits, in het bijzonder met het oog op het verbeteren van onze diensten ;
    2. het beheer van geschillen met klanten, leveranciers en andere betrokkenen en wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

5. In welke hoedanigheid verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens in onze hoedanigheid van gegevensbeheerder. In dit verband bepalen wij de doeleinden en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

6. Op welke rechtsgronden verwerken wij uw persoonsgegevens?

  1. Uw persoonsgegevens kunnen nodig zijn voor:
    1. de uitvoering van een contract waarbij de betrokkene partij is of de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek zijn genomen (bv. in geval van een sollicitatie tot een job bij ons of het indienen van een offerte);
    2. de naleving van een wettelijke verplichting die op ons van toepassing is (bv. met betrekking tot boekhouding, belastingen, het voorkomen van witwassen enz.);
    3. de gerechtvaardigde belangen die door ons (of door een ontvanger van gegevens) worden behartigd, op voorwaarde dat deze belangen zwaarder wegen dan uw fundamentele grondrechten en vrijheden.
  2. Wij vragen uw voorafgaande, vrije en geïnformeerde toestemming voor de verwerking van sommige van uw persoonsgegevens (bv. wanneer de verwerking van uw gegevens een overdracht van uw beeldrechten met zich meebrengt of om bepaalde direct marketing acties uit te voeren).
  3. De verstrekking van sommige van uw persoonsgegevens (bv. uw persoonlijke identificatiegegevens, enz.) is een voorwaarde voor het sluiten van de met ons gesloten overeenkomst voor de levering van onze dienst of de uitvoering van onze activiteiten.
  4. Het niet verstrekken van uw persoonsgegevens kan tot gevolg hebben dat wij onder andere niet in staat zijn om u onze dienst te verstrekken of onze  onze activiteiten uit te voeren of dat er een schending ontstaat van één of meer verplichtingen uit hoofde van de toepasselijke wetgeving (bv. boekhoudkundige en fiscale wetgeving, voorkomen van witwassen enz.).

7. Waar komen uw persoonsgegevens vandaan?

De persoonsgegevens die wij verwerken komen uit de volgende bronnen:

  • rechtstreeks van u, bv. tijdens het eerste contact dat wij met u maken;
  • uit publiek beschikbare informatie (bv. op het internet), bijvoorbeeld wanneer we het profiel van de kandidaten voor een job bij ons nakijken.
  • Via onze Website

8. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

De volgende ontvangers kunnen sommige van uw persoonsgegevens ontvangen of toegang krijgen tot sommige van uw persoonsgegevens (slechts als dit nodig is voor de uitoefening van hun taken):

  • onze medewerkers die belast zijn met de commerciële en administratieve follow-up hebben toegang tot de persoonlijke identificatiegegevens, professionele identificatiegegevens en contactgegevens van onze klanten en de vertegenwoordigers van onze klanten;
  • onze medewerkers die belast zijn met het toezicht op onze leveranciers en partners hebben toegang tot persoonlijke identificatiegegevens, professionele identificatiegegevens en contactgegevens van de vertegenwoordigers van onze leveranciers en onze partners;
  • onze juridische adviseurs, boekhouders en advocaten hebben toegang tot bepaalde persoonsgegevens van de betrokkenen in het kader van een mogelijke herstructurering van onze activiteiten of de behandeling van rechtsgeschillen.

9. Hoe beheren wij onze verwerkers?

  1. Wij nemen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat onze onderaannemers en partners uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming en onze eigen normen.
  2. Wij zien er tevens op toe dat onze onderaannmers en partners zich er onder meer toe verbinden uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van onze instructies te verwerken, geen andere onderaannemers in dienst te nemen zonder onze toestemming, passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau van uw persoonsgegevens te waarborgen, ervoor te zorgen dat personen die gemachtigd zijn om uw persoonsgegevens in te zien onderworpen zijn aan een vertrouwelijkheidsplicht, uw persoonsgegevens aan het einde van hun dienstverlening terug te zenden en/of te vernietigen, audits uit te voeren en ons bij te staan bij het vervullen van verzoeken met betrekking tot de uitoefening van uw rechten inzake gegevensbescherming.

10. Waar verwerken wij uw persoonsgegevens?

  1. Sommige ontvangers van persoonsgegevens kunnen bedrijven zijn waarvan de zetel gevestigd is in een land van buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) of die persoonsgegevens verwerken vanuit een land buiten de EER.
  2. In het geval dat uw persoonsgegevens worden overgedragen naar landen buiten de EER, zullen wij ervoor zorgen dat wij de volgende maatregelen neemt:
    1. een op grond van artikel 45 van de AVG besluit werd genomen door de Europese Commissie waarbij het land waarnaar de persoonsgegevens worden doorgegeven geschikt wordt verklaard en de doorgifte binnen de werkingssfeer van die beschikking valt;
    2. wij hebben met de ontvanger van de persoonsgegevens een contract gesloten waarin de standaardbepalingen inzake gegevensbescherming, zoals goedgekeurd door de Europese Commissie krachtens artikel 47 van de AVG, zijn vastgesteld; of
    3. in geval van doorgifte naar de Verenigde Staten geniet de ontvanger van de persoonsgegevens van een certificaat met betrekking tot het EU-US Privacy Shield programma opgelegd krachtens artikel 45 van de AVG en de doorgifte valt onder het toepassingsgebied van het EU-US Privacy Shield programma.

11. Wat zijn de toepasselijke bewaartermijnen?

  1. Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  2. Wij bewaren facturen en andere boekhoudkundige documenten (die sommige van uw persoonsgegevens kunnen bevatten) gedurende een periode van zeven (7) jaar vanaf de einddatum van het boekjaar waarin zij zijn uitgegeven in overeenstemming met de boekhoudwetgeving. Deze boekhoudkundige documenten kunnen, indien van toepassing, bepaalde persoonlijke identificatiegegevens, professionele identificatiegegevens en contactgegevens bevatten.
  3. Wij gebruiken de volgende criteria om de bewaartermijnen van persoonsgegevens te bepalen rekening houdend met de context en het doeleinde van elke verwerking:
    1. de datum van onze laatste contact;
    2. veiligheidsredenen (bv. de veiligheid van onze informatiesystemen);
    3. elk huidig of potentieel geschil met een betrokkene;
    4. elke wettelijke of reglementaire verplichting om persoonsgegevens te bewaren of te wissen (bv. een bewaarplicht opgelegd door boekhoudkundige of fiscale wetgeving).

12. Wat zijn uw rechten en plichten?

  1. Onder voorbehoud van de Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming beschikt u over het recht op informatie, het recht van inzage, het recht tot verbetering van uw persoonsgegevens en van gegevenswissing, het recht van bezwaar tegen en van beperking op de verwerking van uw persoonsgegevens, het recht op de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens en het recht om uw toestemming, in zijn geheel of voor een deel daarvan, in te trekken.
  2. Gelieve verzoeken met betrekking tot uw rechten als betrokkene door te sturen naar onze contactpersoon voor vragen over gegevensbescherming wiens contactgegevens zijn opgenomen in het Privacybeleid. Gelieve er ook rekening mee te houden dat, indien wij twijfels hebben over uw identiteit, we u mogen vragen voor een identiteitsbewijs teneinde ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te voorkomen.
  3. U bent verantwoordelijk voor het actualiseren van uw Gegevens, in het bijzonder via uw klantaccount die online toegankelijk is, via onze website.

13. Welk niveau van veiligheid bieden wij?

  1. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om een veiligheidsniveau te waarborgen dat in overeenstemming is met de risico’s die verbonden zijn aan de verwerking van uw persoonsgegevens.
  2. We volgen de beste praktijken in de sector om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet per ongeluk of onrechtmatig worden vernietigd, verloren, gewijzigd, op ongeoorloofde wijze openbaar gemaakt of op ongeoorloofde wijze toegankelijk worden gemaakt.

14. Hebt u vragen of klachten?

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. De bevoegde toezichthoudende autoriteit voor België kan worden gecontacteerd op: Gegevensbeschermingsautoriteit, 35 drukpersstraat, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be.

15. Actualisering van het Privacybeleid

  1. Wij behouden ons het recht voor om het Privacybeleid te allen tijde te wijzigen. We zullen u op de hoogte stellen van wijzigingen die wij aanbrengen to het Privacybeleid.
  2. Indien van toepassing en tenzij anders vermeld, zullen alle wijzigingen onmiddellijk van kracht worden en zullen ze van toepassing zijn op elke bestaande situatie.
  3. In geval van tegenstrijdigheid tussen een bepaling van het Privacybeleid en een bepaling van een ander beleid of document met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, zal de bepaling van het Privacybeleid prevaleren.

Onze ongelooflijke partners